¿Cómo prevenir pérdidas en su negocio?

¿Qué significa Prevención de Pérdidas?

Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando éstas, desde la integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones físicas y entorno de sus instalaciones, para pasar a determinar los riesgos que pueden impactarlas y, entonces determinar el impacto de cada riesgo así como la evaluación de la pérdida.

Ejemplificando, tenemos que el control de merma, atiende temas como el robo interno o externo como uno de los elementos base de ésta, pero cuando se considera que un asalto violento, reporta no solo una pérdida de activos, sino que resalta hasta el tener una pérdida de vida o la perdida de ventas por el cierre de la operación, en tanto se lleva a cabo la intervención de la autoridad. La prevención de pérdidas, está íntimamente ligada a la administración de crisis y la planeación para continuidad de negocios.

Cuando escuchamos el término de prevención de pérdidas, pensamos que contempla únicamente el delito de robo de mercancías, ¿qué otro tipo de situaciones se incluyen?

Lo impresionante del concepto, es que este es tan amplio en su alcance como consideremos la complejidad de los procesos de una operación y la forma en que la empresa determina que es una pérdida.

Pueden considerarse desde situaciones delictivas como el fraude, el abuso de confianza, el robo de información, el secuestro, la extorsión, o bien condiciones de riesgo como un incendio. Asimismo situaciones donde la pérdida de un ejecutivo sea crítica para la organización o una sanción por incumplimiento de una normativa implique cierre, multas sanciones o un acto de corrupción. No importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir pérdidas. El qué tanto podemos sobrellevarlas, depende de cómo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.

¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo una estrategia de prevención de pérdidas?

El principal requisito, es la conciencia de la alta administración, sobre la necesidad de anticipar, prevenir y/o mitigar lo que su empresa considera como una pérdida. Cada negocio debe identificar lo que puede impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.

El segundo, es que una vez que la dirección decide que este proceso debe ser parte de su plan de negocios, debe plantear junto con los principales directivos o colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.

Es importante entender, que no todo negocio puede ser agraviado por un asalto violento o una situación de extorsión. Causas de pérdidas, pueden tener su origen en elementos de riesgos tales como fraude, abuso de confianza, robo de material de alto costo, incendios, conatos, inundaciones, sanciones, multas, corrupción y extorsiones.

¿Cómo se instrumenta un programa efectivo de prevención de pérdidas?

Personal: implica la responsabilidad y acciones del personal de la empresa, en todos los niveles de la organización, para que dependiendo de la naturaleza del negocio y el nivel del personal, implante las acciones necesarias y suficientes para prevenir pérdidas. No es necesario contar con especialistas, cuando es el mismo personal quien muchas veces constituye la causa misma de la vulnerabilidad.

Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para lograr esto. El ejemplo es el uso de cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV), que puede funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversión se vuelve una pérdida en sí.

¿Qué tipo de tecnología considera un programa de estos?

La tecnología viene avanzando día a día y cada empresa, debe identificar de qué manera, podrá aportar o soportar elementos, para asegurar sus procesos mediante su implementación. La tecnología para la prevención de pérdidas puede ir desde un control de acceso para sus instalaciones, hasta sistemas avanzados para identificar mercancía en tránsito.

Primero debe definirse qué y para qué de la tecnología, para luego buscar a un especialista y encontrar la mejor solución. El peor error es buscar a un especialista cuando aún no tengo identificado mi riesgo.

El tipo de tecnología adecuado a cada empresa, dependerá del tipo de riesgos y la finalidad del equipo para reforzar los criterios de prevención de pérdidas, siendo relevante, que la mala selección del equipo o el no utilizarlo para lo que se definió, se vuelve una pérdida en sí.

Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en algún proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara como un disuasivo, no solo para prevenir pérdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final, redunda como una herramienta para memoria de eventos.

¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas?

El primer error, consiste en creer que tu negocio no tiene riesgo alguno, que estos solo impactan en los negocios grandes o que tu operación esta tan bien llevada, que no puede haber condición alguna de pérdida.

El segundo error, es el considerar que control de merma y prevención de pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a pensar, que si controlas la merma, evitarás todo tipo de pérdida.

El tercero, es pensar que un plan de prevención de pérdidas implica un gasto enorme, cuando en realidad, debe ser una inversión planeada y perfectamente alineada con la estrategia de negocios.

¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas?

El primer error, consiste en creer que tu negocio no tiene riesgo alguno, que estos solo impactan en los negocios grandes o que tu operación esta tan bien llevada, que no puede haber condición alguna de pérdida.

El segundo error, es el considerar que control de merma y prevención de pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a pensar, que si controlas la merma, evitarás todo tipo de pérdida.

El tercero, es pensar que un plan de prevención de pérdidas implica un gasto enorme, cuando en realidad, debe ser una inversión planeada y perfectamente alineada con la estrategia de negocios.

Fuente: Lic  Antonio Gaona Rosete

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